03 Gezonde bedrijfsvoering

In dit hoofdstuk leest u de resultaten op de belangrijkste aspecten van onze bedrijfsvoering. Het gaat dan om:

• Medewerkers en organisatie
• Overleg met de Ondernemingsraad
• Informatie en automatisering
• Benchmarking en benchlearning

In ons ondernemingsplan schrijven we: ‘We zien onszelf als een degelijke, no-nonsense corporatie, nuchter, betrokken, innovatief, nabij.’ Daarmee leggen we de lat voor onszelf hoog. Feit is dat we vakmensen zijn en dat we onze huurders de best mogelijke dienstverlening willen bieden. Hierna leest u wat we in 2021 deden om dat waar te maken.

Woonborg is een compacte organisatie. De structuur is als volgt:

• Directie
• Staf met (bestuurs)secretariaat, controller, beleid, P&O en communicatie
• Team Woondiensten, inclusief team allround vakmannen en consulenten projecten
• Team Projecten
• Team Financiën en ondersteuning, waaronder ICT en office management

Woonborg heeft geen andere verbindingen.

In 2021 kwamen er 12 medewerkers nieuw in dienst en verwelkomden we een stagiair bij het team Projecten. Ongeveer de helft van de nieuwe instroom betrof tijdelijke contracten vanwege ziektevervanging of een piek in de werkzaamheden.

Tien medewerkers stroomden uit, door het aflopen van het tijdelijk contract, het bereiken van de pensioenleeftijd of door het aanvaarden van een andere baan.

Het ziekteverzuim was in 2021 6,67%, met een meldingsfrequentie van 0,61. Daarmee is de dalende trend van de afgelopen jaren doorbroken. We zien dat medewerkers bij Woonborg zich niet vaak ziekmelden, maar als iemand zich ziekmeldt, hij of zij meestal langdurige uit de running zijn.

In 2021 viel op dat er bij een aantal medewerkers geen goede "fit" was tussen de persoon en de functie. Met de betreffende medewerkers zijn gesprekken gevoerd om tot een maatwerk oplossing te komen, binnen dan wel buiten Woonborg. Meerdere medewerkers hadden/hebben een verminderde draagkracht vanwege de intensieve zorg voor een naaste. Om ervoor te zorgen dat medewerkers duurzaam herstellen, werken we nauw samen met onze bedrijfsarts en Bedrijfsmaatschappelijk Werk en/of een arbeidsdeskundige. 

In 2021 organiseerden we een gezondheidscheck (het Periodiek Medisch Onderzoek). Maar liefst 79% van de medewerkers heeft hieraan meegedaan. Zij hebben (fitheids)testen uitgevoerd, vragenlijsten ingevuld en aansluitend persoonlijk advies gekregen over leefstijl, voeding, fitheid en gezondheid.
De geanonimiseerde individuele gegevens zijn daarnaast verwerkt in een totaalrapportage. Overall was het heel goed gesteld met onze gezondheid en werkvermogen. De verbeterpunten voor Woonborg betreffen een tiltraining bij de vakmannen en het herhalen van de voorlichting over gezond beeldschermwerk. Daarnaast bleek dat sommige medewerkers de mentale belasting als hoog ervaren en moeite hebben om zich te ontspannen na een werkdag. In de jaargesprekken zoomen we hier expliciet op in. De gezondheidscheck gaan we eens in de drie jaar herhalen.

De in 2020 breed uitgevoerde Strategische Personeelsplanning (SPP) is verder omgezet in daden. We zijn verder aan de slag gegaan met enkele grotere vraagstukken. Zo willen we de functie ‘Projectleider’ en ‘Frontoffice’ door ontwikkelen en denken we na over contractmanagement en ICT. Woonborg-breed willen we meer eigenaarschap. Daarnaast werken we ook Woonborg-breed aan het verbeteren van digitale- en communicatieve vaardigheden. Op deze manier willen we doorgroeien naar een nog meer professionele, proces gestuurde organisatie. Daarnaast willen we meer samenwerken met andere corporaties, zowel gericht op het in contact brengen van medewerkers met elkaar als vanuit bijvoorbeeld efficiëntie (gezamenlijke inkoop).

Al voor de coronacrisis hadden we plannen om met tijd- en plaatsonafhankelijk werken bezig te gaan. In 2021 zijn ruim 20 medewerkers bevraagd over dit onderwerp. Op basis hiervan hebben we een visie geformuleerd op hybride werken. In oktober zijn we van start gegaan met een pilot. Helaas moesten we een maand later alweer allemaal vanuit huis werken. De experimenteerruimte is zodoende momenteel beperkt, maar zodra het coronatechnisch weer kan, gaan we verder met de pilot. We besteden daarbij met name aandacht aan de onderlinge samenwerking. Hoe houd je de verbinding sterk, terwijl je niet meer allemaal fysiek op kantoor bent?

Binnen Woonborg voerden we tot dusver geen formele exitgesprekken. Dat wil niet zeggen dat er geen afrondende gesprekken met vertrekkende medewerkers werden gevoerd, het gebeurde alleen niet structureel en uniform. Vanaf december 2021 voert de P&O-adviseur exitgesprekken met medewerkers en inleners die langer dan 3 maanden voor ons hebben gewerkt.

Hoewel onze medewerkers gelukkig niet veel agressie-incidenten meemaken is het zaak om ons protocol agressie up to date te houden. In het najaar heeft een brede werkgroep zich hierover gebogen. In 2022 staan er voor alle medewerkers agressietrainingen op het programma.

Het opleidingsbeleid is in 2021 geactualiseerd. We zien dat er van alles gebeurt op het gebied van opleiding en ontwikkeling, maar het kan gerichter en planmatiger. We bieden veel mogelijkheden maar deze worden lang niet allemaal benut. We gaan het daarom het opleidingsbeleid in het vervolg meer koppelen aan de doelen die de leidinggevenden en hun teams willen halen.  

Meerdere medewerkers hebben dit jaar hun kennis van het huurrecht opgefrist of uitgebreid. Veel medewerkers namen deel aan de training ‘Omgaan met mensen met een niet zichtbare beperking’. Voor de vakmannen is een tiltraining georganiseerd en een cursus ‘Vocht en schimmel in de woning’. Alle medewerkers namen deel aan de scholing die hoorde bij het implementeren van Office 365. Fysieke cursussen gingen lang niet allemaal door. Sommige cursussen konden online worden bijgewoond, maar een deel van de geplande cursussen is ook uitgesteld.

In 2021 voerden de OR en de bestuurder veelvuldig overleg. Gespreksonderwerpen waren onder andere de oriëntatie op samenwerking met twee buurcorporaties en de meldingsregeling (gedragscode) in de praktijk. De OR werd onder meer om instemming gevraagd voor de voorgenomen besluiten: thuiswerkvergoeding, gezondheidscheck, rittenregistratie voor de bussen van de vakmannen, hybride werken, in bruikleen verschaffen van kantoormeubilair voor thuis, aanschaf en inzet poolauto's en het opleidingsbeleid.

Eén van de OR-leden neemt deel aan de arbowerkgroep en een ander OR-lid participeerde in de tijdelijke werkgroep die het Periodiek Medisch Onderzoek heeft georganiseerd. Ook aan de werkgroep ‘Agressie’ nam een OR-lid deel. 

Eind 2021 aanvaardde de voorzitter van de OR een andere baan buiten Woonborg. Eén van de leden neemt tijdelijk de rol van voorzitter op zich. Inmiddels heeft zich ook een nieuw lid gemeld. De OR heeft momenteel één vacature. 

In 2021 hebben we op ICT-gebied een aantal belangrijke projecten afgerond. De belangrijkste stap die we hebben gezet is de overstap naar een nieuwe ICT-dienstverlener. In 2021 hebben we de samenwerking met de toenmalige ICT-partner heroverwogen. Was deze dienstverlener voor ons nog de beste? We hebben daarop gekozen voor een andere dienstverlener, namelijk ‘Previder voor corporaties’. In 2021 is de overgang gerealiseerd. Daarbij hebben we een nieuwe cloudwerkplek gerealiseerd.

Overige projecten die we succesvol hebben afgerond zijn:

• Aanpassingen in Woningnet als gevolg van de gemeentelijke herindeling;
• Vervanging hardware ten behoeve van de nieuwe cloudwerkplek bij Previder;
• Implementatie van een aannemersportaal.

Er bestaat altijd de kans dat gevoelige informatie zoals persoonsgegevens onjuist gebruikt wordt. Om dat risico zo klein mogelijk te houden, besteden we continu aandacht aan dit onderwerp. Dat doen we onder andere bij de start van een dienstverband door in het inwerkprogramma dit onderwerp op te nemen. Daarnaast voeren we periodiek bewustwordingscampagnes over de AVG en informatieveiligheid. Specifiek voor AVG brachten we opnieuw processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart en legden dat vast in een register van verwerkingsactiviteiten.

Wij zijn verplicht om ernstige datalekken direct te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In 2021 zijn we erop gewezen dat de door ons gebruikte systemen kwetsbaarheden bevatten (Exchange en Log4j). Wij en onze verwerkers hebben dit met urgentie opgepakt. Er bleken gelukkig geen datalekken te hebben plaatsgevonden. Er deden zich in 2021 enkele kleine fouten voor met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder waren geen datalekken die we moesten melden.

Woonborg neemt ieder jaar deel aan diverse onderdelen van de Aedes Benchmark. Ook in 2021. Onze dienstverlening werd door onze huurders opnieuw hoger gewaardeerd, en beloond met de letter A. Ook op het onderdeel ‘betaalbaarheid’ scoort Woonborg goed.

In de Aedes benchmark worden meerdere prestatievelden geanalyseerd. Een A betekent: ten opzichte van vergelijkbare woningcorporaties behoort de organisatie bij de koplopers. Een B betekent: de organisatie scoort gemiddeld. Een C: de score is minder goed dan de vergelijkbare organisaties. Onze scores over 2021:

• Huurdersoordeel: A
• Bedrijfslasten: B
• Onderhoud en verbetering: C
• Betaalbaarheid A; Beschikbaarheid: B; Huisvesten doelgroepen: B
• Duurzaamheid: C

Onze cijfermatige scores vergelijken is leerzaam, maar het verhaal achter de cijfers van verschillende corporaties is minstens zo waardevol. Welke acties hebben corporaties genomen om beter te scoren? Wat werkt goed, wat werkt niet goed. Helaas kon in 2021 minder interactief worden gesproken met collega’s over de benchmarkresultaten. Door corona-maatregelen moesten de benchlearningsessies online worden gehouden. We hopen in 2022 weer meer ervaringen te kunnen uitwisselen met collega-corporaties.